Kantoortuinen

Kantoortuinen.
De meeste mensen die ik spreek balen ervan.
Veel te veel rumoer, geluid, bellende collega’s, of in het ergste geval geen werkplek. 

In dat geval: keer huiswaarts mensen! 

Ja, ik weet het, het is vloeken in de kerk. Maar what can you do? Er is geen werkplek! Wat doe je daar dan nog? 

Ga thuiswerken, of in de coffeecorner.
Of niet.
Neem vrij. Geniet van het mooie weer. 

Maar mopperend staan wachten tot iemand naar een overleg moet en je dat bureau in kunt nemen is echt zonde van je energie en van je tijd. 

Maar goed. Laten we ervan uit gaan dat jij wel een werkplek hebt. Soms in die kantoortuin. Soms op een stilteplek. Soms thuis aan de keukentafel. 

Dan wil je lekker door werken. Met focus en aandacht. Met concentratie. 

En daar loopt het soms mis:

• Je bent superdruk, maar hebt aan het einde van de dag niet het werk kunnen doen wat je graag wilde. Je komt er maar niet aan toe. 
• De waan van de dag heeft je volledig in haar grip. 
• Of er is gewoonweg te veel te doen. Te veel werk. Te veel overleggen. Te veel leeswerk. Te veel telefoontjes. 

Overgeleverd aan de werkdruk

Veel van mijn klanten geven aan dat ze het gevoel hebben dat ze daar niets aan kunnen doen. 

Dat ze zijn overgeleverd aan de enorme werkdruk. En erger nog, dat ze falen als ze het niet redden om het werk af te ronden.  

Ontzettend jammer! Want ik denk dat daar juist heel veel aan te doen is. 

Wat? Door in plaats van harder te werken juist Zacht te werken. 

Zacht Werken is werken vanuit ontspanning aan precies die dingen die ertoe doen. Met volop energie, aandacht en tijd. 

Ik hoor je denken:
Ja maar…. dat werkt niet bij mij / ik moet nou eenmaal non-stop bereikbaar zijn / ik ben te druk en heb geen tijd om zacht te werken / ik moet nou eenmaal presteren, en zo verder. 

Mooi! Jij bent precies diegene die het meest gaat hebben aan Zacht Werken. 

Want je prestaties springen omhoog zodra je stopt met brandjes blussen en reactief je werk doet. 

Je focus richten en met volle aandacht werken aan precies die dingen die belangrijk zijn, helpt je veel verder. 

Concentratie mythes 

Daarom eerst maar even wat concentratie mythes ontkrachten:

1. Als je geconcentreerd wilt werken moet je je helemaal afzonderen. Je moet minstens een stilteplek hebben of je opsluiten in een hutje op de hei.
   Nope, hoeft niet. Je kunt je werk laten aansluiten bij de energie die je hebt op dat moment. En dat kun je zelfs slim plannen. Zonder je op te hoeven sluiten.
2. Als je zonder afleiding wilt werken mag je je email maar 1x per dag checken.
   Nee hoor, in de meeste organisaties is email de belangrijkste manier om te communiceren, hoe hard we ons er ook tegen verzetten. 1x per dag e-mailen is daarom helemaal niet realistisch en je wordt er ook niet echt geliefd van op kantoor.
3. Als er een deadline is ben ik op mijn best. Geef me koffie en dan ga ik als een speer.
   Ja, dat werkt voor veel mensen zo. Maar er komt helaas ook veel stress bij kijken. Dat werkt misschien lekker op dat moment, maar ’s avonds betaal je de prijs: een rondtollend hoofd waardoor je niet echt meer tot rust kunt komen. Werk je te lang op deze manier dan raak je uiteindelijk overbelast. Of erger nog, burn-out. 

Hoe dan wel? 

Mark Tichgelaar beschrijft in zijn boek ‘Focus aan’ heel mooi hoe je brein werkt als het gaat om focus. 

Je hersenen pikken alle signalen tegelijk op, zonder dat je je daar bewust van bent. 

In je hersenen werkt vervolgens een persoonlijke assistent (je PA) die bepaalt welke signalen belangrijk genoeg zijn om ook naar je bewuste brein te worden doorgestuurd. 

Uiteindelijk is dat maar een percentage van 0,0003% van alle signalen! Bizar he?

Focus, zo schrijft Mark, is niets anders dan een gigantische selectietool. 

Bij elk signaal wat je PA het label ‘belangrijk’ geeft, zal hij je onderbreken in je activiteit en het signaal doorsturen. 

Belangrijke labels zijn bijvoorbeeld informatie over onze hobby’s, namen van je klanten, de telefoon die gaat of je eigen naam die je in een gesprek herkent. 

Daarom vinden veel mensen het lastig om zich te focussen in een kantoortuin waar collega’s praten over werk waar ze zelf ook bij betrokken zijn, maar kunnen ze zich prima concentreren in een druk koffietentje waar ze niemand kennen.

Je PA werkt dus hard voor je, zonder dat je dat in de gaten hebt. 

Maar wat nu als je lekker geconcentreerd bezig bent en er wel een signaal tussendoor komt die je onderbreekt? 

Een collega die je een vraag stelt. Je telefoon die gaat. 

Op dat moment splitst je brein zich in tweeën. 

Een deel blijft zich vasthouden aan waar je mee bezig bent. Een ander deel gaat aan de slag met de onderbreking. 

Op het moment dat de onderbreking is afgelopen heeft je brein tijd nodig om zich los te maken van die onderbreking terwijl het andere deel van je brein tijd nodig heeft om zich te herinneren waar het ook alweer was bij de oorspronkelijke taak. 

Hierdoor werken onze hersenen trager. En maken we gemiddeld 20% meer fouten.

En dit gebeurt al bij de kleinste wisseling van aandacht! 

Een voorbeeld van Mark:

Een korte blik op onze email of telefoon geeft al een daling van 10% op onze intelligentie. 

Ons brein heeft minimaal een minuut nodig om weer op normaal intelligentieniveau te komen. 

Dus als we 60 mailtjes per dag krijgen die we elke keer gelijk lezen zodra ze binnenkomen, spenderen we een uur van onze werkdag op het niveau van een elfjarige. 

En als we met een complexe denktaak bezig zijn, kan de hersteltijd flink oplopen. 

Zo kan 1 tussendoor komend telefoontje ervoor zorgen dat we een kwartier nodig hebben voordat we weer onze volledige aandacht op onze oorspronkelijke taak kunnen richten. 

Hoe houd je dan je focus vast? 

Wat je moet doen om je focus te behouden is niets anders dan het aantal wisselingen in aandacht te beperken. 

Niet multitasken dus. Wel 1 ding tegelijk doen. 

Dat noemen we in Zacht Werken de een-voor-een-regel. 

Dus: kies waar je aandacht aan wil geven, ga dat doen en zorg dat je daar niet van afgeleid wordt. 

Mijn tip om mee te beginnen: 

Heb je een complexe denktaak te doen? Zet dan je emailprogramma en telefoon uit en zoek een werkplek waar je niet wordt gestoord. 

Wil je je email beantwoorden en wat regeldingetjes uitvoeren? Dat kan prima in de kantoortuin. 

Volgende keer schrijf ik over je tijd en energielekken. Dat heeft ook alles te maken met je aandacht richten zodat je vol focus kunt werken. 

Wil je geen tip meer missen? 

Schrijf je in voor mijn gratis Relaxt Leven & Zacht Werken tips. Krijg je mijn tips voortaan rechtstreeks in je mailbox.  

Doeg! 

Marijke Hoekstra